税理士として、お客様の会計ソフトや決算書の数字をチェックしていると、見かけるのが、残高のマイナスです。
損益計算書や貸借対照表（試算表）の数字を表示したときに、マイナスがあると、基本的にはおかしなことになるのです。
（マイナスでいい場合もありますが、例外的）
残高マイナスがあったら、修正をするようにしましょう。
残高マイナスはおかしいのではないか？と認識する
残高のマイナスを見ても、それがおかしいと思わなければ、そのままになってしまいます。
おかしい理由を説明します。
貸借対照表 現金 －10,000円（残高）
貸借対照表の数字は、現実にあるもので確認ができなければいけません。
現金 マイナス1万円を、現実にあるコインと紙幣で表現できるでしょうか？
できないので、この数字は間違いなのです。
現金なら、現金を補給したときの入力がもれているか、日付・金額が間違っているのかもしれません。
普通預金の残高マイナスも、同様です。普通預金通帳にマイナス残高が記載されることはありえません（当座貸越制度を利用しているなら別ですが）。
売掛金の金額は、翌月以降に入金される金額とイコールですし、買掛金の金額は、翌月以降に支払う金額とイコールです。
また、それぞれ、請求書という書類の金額とも一致します。
損益計算書の勘定科目の数字も、マイナスにはなりません。（営業利益などの損益計算結果は、赤字だとマイナスですが）
なっていたら、おかしいということです。
残高マイナスの直し方
マイナスになる理由は、意外とよくあるのが、借方と貸方とを逆に入力しているケースです。
日付も金額も合っているので気づきにくいですが、お金が増える取引で、現預金が貸方にあったりすると、お金が減りすぎてマイナスになります。
あとは、通帳から仕訳を入力して、その後、請求書からも入力してしまったとか。
API連携されたカードの数字に、プラスして、カード払いのレシートから入力したとか。
振替伝票エクセルインポートを2回やってしまったとか。
普通預金であれば、通帳と総勘定元帳「普通預金」とを並べて見て、何月何日までは残高が一致していたのか、まず確認します。
ズレ始めたところから、間違いを探していくことになります。
お使いの会計ソフトの会社によって、Q&Aを出しているところもあるので、調べてみましょう。
- 残高が合わない/マイナスになっている｜ やよいの青色申告 オンライン サポート情報
- 残高試算表で「売上高」や「仕入高」の残高がマイナスで表示されます。原因と対処方法を教えてください。 | マネーフォワード クラウド会計サポート
- 現金の残高ズレ・マイナス残高を解消する – freee ヘルプセンター
決算書に残してはいけない残高マイナス
一時的に残高がマイナスになることは、あります。
年末調整で還付になる人が多く、次回の源泉所得税の納付から減らせるように残している預り金のマイナス。
取引先への請求額よりリベートのほうが多くなったときの売掛金のマイナス。
あるいは、代金のもらいすぎによるマイナス。
こういったマイナスは、シグナルとして、意識して残しておくこともあります。
ただ、このまま決算を迎えてしまうと、決算書にマイナス残高が残っているのは、望ましくありません。
NPO法人のように、決算書が公開されるとか、融資を受けているので、銀行に見せる必要があるとか。
見た人の心証がよくありません。
また、税務申告をするため、税務署に提出するとき、マイナス残高がいくつもあると、決算に誤りがある可能性が高いです。
調査を受けたら追加の税額を払わなければならなくなるかもしれません。
売掛金のマイナスが、翌月以降、取引先に払うリベートの額、または返金すべき過入金の額なら、その金額を、売掛金／未払金 として仕訳をすることで、売掛金のマイナス残高が0になり、マイナスの資産＝プラスの負債に移すことができます。
マイナス残高がある状態で決算を終えてしまったことがあるなら、簿記や会計ソフトの使い方について相当勉強しなければなりません。
それができないなら、経理が分かる人にお願いする必要があるでしょう。
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1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細