私はフリーランスとして税理士をやっていますので、同様のフリーランスの方とお仕事をしています。
フリーランスは、人を雇っていませんので、営業・製作・経理をぜんぶ自分でやるのが特徴です。
すると、売上に直接結びつかない経理が、どうしても後回しにされてしまいます。
私生活もありますし、そことの境が勤務のようにスパッと切れませんし。
そんな状況でも、経理資料の整理（レシートや売上資料）について、やっておくべきことをまとめました。
やるべきことは、ニーズによって変わる
とはいっても、フリーランスの方の状況によって、やるべきことは変わります。
経理とは何でしょうか？ 何のためにやるのでしょうか？
経理は、自分が知りたい情報を作り出すためにやるのです。
なので、経理といっても、ご自分のニーズによって、経理資料のまとめ方は変わるのです。
フリーランスは、仕入れもないし給与支払もないし、高額な設備投資もいらないことが多いです。
そのため、自分の通帳を見てお金があることさえ確認できれば、あとは確定申告さえ乗り切ればよい、という経理ニーズ・低の場合が一つ目のパターンです。
そうではなく、毎月高額の外注費や仕入れが発生し、その支払いタイミングと入金タイミングが異なるため、損益の把握がキャッシュを見るだけでは分からないという、経理ニーズ・高の場合が、二つ目のパターンです。
毎月の数字が知りたい、という場合です。
経理ニーズ・低（確定申告）の場合の資料の整理法
経理のゴールは確定申告、それも青色申告決算書（損益計算書・貸借対照表）の作成なのですから、ここを見ておく必要があります。
売上なり、経理なりを、この「科目」という項目に分ける必要があるのです。
その場合、請求書やレシート、領収書といった経費の資料は、「科目」ごとに分けておくのがおすすめです。
支払の内容の種類別に分けるのです。
13ポケットフォルダに勘定科目を書いて、そこに分けておくのがおすすめです。
勘定科目ごとの説明は、こちらの動画で解説しています。
日付は、ばらばらでいいです。年だけ間違えないように。
今年なら、2025年のレシートかどうか。2024年や、年明け2026年のレシートがまざらないようにしましょう。
確定申告するのは翌年なので、2026年のレシートがまざることもあるので。
支払に締め日があって、後払いの場合は、請求書の納品日が2025年内であるかどうかで区分します。
また、生活費の支払いの証拠がまざっていたら、それを除外しましょう。
たまに、税理士に、完全な生活費の買い物のレシート等を誤って送ってしまう方がいますが……。
こうすれば、自分で確定申告する際の入力や集計も楽になりますし、自分でできなくなって税理士に依頼する場合もやりとりがスムーズになります。
税理士からの問い合わせを減らすために、以下のことは最低、やっておきましょう。
- 経費のレシートは科目ごとに分ける
- 確定申告する年の日付でないものは除く
- 生活費のレシートは除く
経理ニーズ・高（毎月の状況を知りたい）の場合の資料の整理法
この場合でも、13ポケットホルダーを使うのが基本です。
私も使っています。
フリーランスは、書類が少ないですし、他人に見せるわけではないので、この13ポケットホルダーで整理するくらいでいいのです。
よく、ノートやスクラップブックに、きれいに糊やテープで貼っていらっしゃる方がおられるのですが、これは、他人がチェックする必要のあるちゃんとした会社のやり方です。
13ポケットの1つ目は、生命保険料控除証明書など、確定申告で使う書類を入れるところです。
残りの12ポケットのラベルには、1から12までの数字を書きます。
そして、レシートを、その商品等を買った月ごとに整理するのです。
毎月の状況を知るために経理をする方は、次のように経理資料を整理しましょう。
- 経費のレシートは月ごとに分ける
- 確定申告する年の日付でないものは除く（↑と同じ）
- 生活費のレシートは除く（↑と同じ）
自分で会計ソフトに入れる場合は、月ごとにまとめて入力して、すべて終わったところで、その月の売上、経費を「月次推移」とか、「損益計算書（月次）」という画面でチェックします。
毎月ある科目の経費がなかったら、入力もれということになりますし、毎月同額で入る家賃などが2倍になっていたら、ダブって入力してしまっている可能性があります。
そこで、会計ソフト上の数字が正しくなるよう、修正するのです。
もし、自分で入力する時間がなければ、税理士に依頼することもできます（記帳代行）。
半期決算の数字が知りたいんだけど！ というときに、月別に資料を送らないと、税理士のほうでも対応できません。
あとから、「前の月の資料が出てきた」だと、その月の状況を正しく知ることができません。
どちらの場合も、Excelインポート機能を使うと、入力が楽です。
日付が順番でなくても、勘定科目の入力順がばらばらでも、入力しさえすれば、会計ソフトが正しく並べ替えてくれますので、入力は、月ごとや科目ごとの順番にこだわる必要はありません。
単発相談 | 木村将秀税理士事務所
ご自分で経理をされるフリーランスの方は、単発相談や3カ月サポートで会計ソフトの初期設定や入力方法をお伝えしています。
近況報告
請求業務。自分の経理で小冊子の棚卸、交流会申込、YouTubeアップなど。
1日1新：
new balance 880
餓狼伝説 City of the Wolves サバイバル100人クリア
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細