この業界に来る前は、新聞・出版・広告関係の業界団体にいて、Microsoft Accessデータベースを触っていました。
20代のころです。
本も1冊買って、勉強したものです。
会員のデータを、条件抽出してリストにして、お知らせの発送データに使ったりしていました。
いまも、データベースソフトを仕事で使っておられる方もまれに見かけます。得意先リストなどで。
ただ、これはほぼ、Excel（VLOOKUP関数）でも、簡易的に実現できるものです。
ご自分で経理される場合、Excelの活用をおすすめしています。
Excelで経理の鍵は、マスタの作成にあります。Excelをデータベースのように扱うのです。
マスタの初歩について書いてみました。
マスタとは
マスタとは、特定のグループの内訳項目のリストです。
都道府県マスタといえば、北海道から沖縄県までの47都道府県のデータとなります。
1つのデータは1行で表しますので、見出し行「都道府県」を除けば、47行しかないことになります。
都道府県でないデータは入りませんし、「神奈川県」「神奈川県」のように、同じデータが2回入ることもないからです。
特定のグループの、重複のないデータのリストといえます。
会計ソフトで言えば、勘定科目のリストや取引先のリスト、課税区分のリストも、マスタとなります。
意識せずマスタを管理していることもあるでしょう。
マスタを作り、活用すれば、仕訳データの作成が楽になります。動画でも解説しています。
マスタを作る
いきなりマスタを作ろうとしなくてよいです。
まず、日々の売上や経費のデータをExcelに入力していきましょう。
列の見出しとしては
- 月
- 日
- 金額
- 取引先
- 取引内容
- 取引内容の明細（接待した方の代表者のお名前、人数など）
くらいでよいです。
年はあとでまとめて入力すればよいですし、取引内容もある程度ざっくりでよいです。
「ボールペン、はさみ、定規」ではなく、「文房具」でOKです。
これは、あとでマスタとして使用しやすくするためです。
マスタの見出しにならないような、個別の内容は、「明細」の列に細かく書くとよいです。
列を分けることで、Excelをデータベースとして活用しやすくなります。
もちろん、あとで見返して把握したいもの、10万円以上のものは詳しく書きましょう。
メリハリが大事になります。
ご自身のお仕事のパターンによりますが、1～2カ月分入力すれば、だいたい繰り返しになるのではないでしょうか。
その段階になったら、列見出しごとすべての行の取引先列・取引内容列をコピー、別のシートに貼り付けています。
そして、その取引先データを全選択し、Alt→A→Mで「データ：重複の削除」を実行します。
列を選択し、「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れます。
重複の削除に関する警告が出ても、指定範囲が正しければ、そのまま実行してください。
すると「〇個の重複する値が見つかり、削除されました。×個の一意の値が残ります。カウントには空のセルやスペースなどが含まれる場合があることに注意してください。」とメッセージが出ます。
一意の値とは、「ユニーク」の和訳で、ダブりのないデータということです。日本語の慣用句としてのユニークとはけっこう違います。
この一意の値のリストが、マスタです。
内容をチェックして、表記のブレ・ゆれで実質的にダブっているものがあれば、削除しておきます。
ここで、取引先名・取引内容の2列のデータベースができています。
取引先はダブりがありませんが、取引内容はダブっているものもあると思います。
複数の取引先から、同一の取引をすることもあるからです。
マスタからさらにマスタを作る
ここでさらに取引内容についても、同様にマスタを作成してみましょう。
取引内容の列を全選択し、別の場所に貼り付けて、重複の削除を実行。
ある程度数の絞られた取引内容マスタについて、その右列に「勘定科目」という見出しをつくります。
そして、取引内容に対応した勘定科目を次々に入力していってください。
消費税の課税事業者の方は、勘定科目列をコピー＆ペーストして、マスタを作成し、その右列に「税区分」列をつくり、勘定科目ごとの税区分を入力しておきましょう。
これらのマスタを、VLOOKUP関数で参照すると、取引先名から取引内容が自動入力され、取引内容から勘定科目が自動入力され、勘定科目から税区分が自動入力される……という感じになります
その後のデータの入力をして、新しい取引先などが出現したときは、マスタの一番下に次々に追加していっていただければ。
最初は大変ですが、そのあとや、来年が楽になります。
近況報告
図書館に行ったら、村上春樹の小説の連載（全4回）が載っている文芸誌『新潮』のバックナンバーがあったので、じっくり読む。でも第1回だけありませんでした。そこは単行本を待とうかと。
小学生の子どもがひとりで最初から最後までクッキーを焼き上げていて驚き。
ひとつ味見せさせてもらいました。おいしかったです。
1日1新：純米酒「小田原北条」（神奈川県）
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細