郵便を出すことも受け取ることも減りました。
高校生時代は圧着はがきで手紙を書いたり、年賀状を書いたりするのが好きでしたが、それは、電子メールがなかったから。
それからすっかり郵便には縁遠くなりましたが、例外的には使っています。
それが、Webゆうびんです。
WordファイルやPDFファイルをアップしてカード決済すれば、印刷も封入も発送も郵便局がやってくれる、すぐれものです。
郵便の（数少ない）メリット
いまや、郵便で出さなければいけないケースは、限定的です。
- メールアドレスがわからない
- 相手がメールアドレスを持っていない
- スマホしか持っていない相手に、大画面（というか）で情報を送れる
つまり、住所しかわからない相手に出すことができるメリットがあります。
あて先不明で戻ってくることもありますが、反対に言えば引っ越していることが分かる郵便を出すことも受け取ることも減りました。
あとは、紙自体がA4サイズそのものの大画面ディスプレイ（ハードウェア）なので、ハードを持たない相手に送るという意味では便利です。
どうしても郵便が必要な場合は、封筒・用紙の購入、プリンタの準備、印刷、折り、封入、発送（ポストへ持っていく）はご自分で行わず、意地でもWebゆうびんにやってもらいましょう。
差込差出しなら、Wordの差し込み文書は不要
郵送全盛期、平成のWordテクニックとして、「差し込み文書」があり、同じ文面に、宛名だけ変えて大量に印刷することができました。
しかし、PDFの時代になって、差し込み文書は、PDFで宛名を変えながら連続出力ができないことが発覚。
差し込み文書はペーパーレスを行うためには事実上、使えなくなってしまいました。
そこで、Webゆうびんの差込差出しサービスを使います。
氏名など差し替えたい部分に、空間を作ったWord文書などを用意しておきます。
Word側で、差し込み印刷をする準備は、一切いりません。空きスペースだけが必要です。
これをアップすることで、その後の編集画面で、空きスペースに氏名を差し込むことができるのです。
そして、差し込み印刷用のデータをもとに、一括郵送ができます。
Word用のものと異なる、独自のフォーマットなのですが。
- 郵便番号下4桁
- 郵便番号3桁
- 県
- 市区町村
- 町域
- 丁目・番地
- アパート・マンション
- 会社名
- 氏名
- 敬称
など、区分が細かいので、差し込み印刷用のデータをこれに合わせる必要があります。
また、均等割付などはないので、氏名にスペースを入れる事前準備は必要です。
注意点としては、フォントが、「平成明朝体R」という独特のものであり、フォントサイズも小数点が使えないので、もとのWordファイルのフォントと合わせることができない点です。
そこは、割り切って使えばいいかと思います。
Word文書に、差込データの位置を合わすのにも練習が必要です。枠の長さも適宜調整しないと、溢れます。
発送前にプレビュー画面を確認しておきましょう。
8枚制限、1MB制限をかいくぐるテクニック
Webゆうびんの注意点として、WebレターはA4・片面印刷・8枚までの制限があります。
さらに、ファイルサイズが1通あたり1MBです。
けっこうきつい制限だと思います。これは、工夫で乗り切りましょう。
ChatGPTなどに文書を作らせると、Letterサイズで出力されることがありますが、文書はA4に統一します。
あとは、Wordにできるものは、Wordのまま、アップすることです。
WebページやWordをPDF出力すると、そこに画像がある場合、ファイルサイズが大幅に増加してしまうからです。
そこで、Webページを郵送したいときは、印刷したい部分を選択してWordに貼り付け、Webゆうびんにアップするのが、1MB以内に収めるコツです。
また、8ページ制限も、いったんWordにしたら、余白や画像サイズ、分量を調整して、クリアすることも可能です。
Wordの余白については注意点があります。
余白ぎりぎりまで文章を入れていると、Webゆうびんにアップしたあとに、もともと1ページだったものを、勝手に2ページにされてしまうことがあるのです。
アップしたあとのページ数が、もとのページ数どおりか、必ず確認することをおすすめします。
近況報告
出かける前15分でYouTubeの撮影し、税理士会横浜南支部の定例会で非上場株の評価の研修。雨が降る前に帰れてよかった。18時過ぎにYouTubeアップして、読書タイム。
1日1新：Webゆうびん 差込差出し申込
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細