社長の立替払い経費の相手科目（貸方科目）は、「現金」ではなく、「役員借入金」を使うのをおすすめしています。
経理担当者がいる会社でなければ、経費用の小口現金（手提げ金庫）を利用していないでしょうから。
（法人成りしていなければ、事業主借）
月末や期末などに、会社から、役員借入金の残高を、社長個人に返してもらう（現金立替経費の精算）ルーティンにしましょう。
ただ、ひとつ条件があります。
きちんと小遣い帳をつけているか
役員借入金で現金払いの経費を入力するのは、便利ですが、デメリットもあります。
現金払いの経費が、入力したもので全部なのか、保証できないことです。
でも、ここで、社長の財布の中身について、きっちり小遣い帳（現金出納帳）をつけていれば、もれを減らせます。
「決算申告が終わったあとに、レシートが後から出てきた」……ということを防ぐには、現金を使ったあとに残ったはずの金額（貸借対照表の現金の残高）が、実際のお札とコインを数えた金額と合っているかを確認する必要があります。
「だったら、会社の帳簿に現金勘定を作るとの同じじゃないか」と思うかもしれません。
ただ、社長の財布の中の現金は、経費以外にも使っているはずです。
生活費を把握しつつ経費のもれを防ぐ
社長の財布の中からは、経費のほかに、生活費にも出ていきます。
生活費とは何か？
衣食住の費用、交通費、教育費、医療費（出産費用を含む）、介護費用、冠婚葬祭費用といったものです。
生活費を把握しておくことも必要です。
生活費が分からないと、役員報酬の適正額も分かりませんし、借入を申し込む際の金融機関などからの質問（生活費はいくらですか？）に答えられません。
生活費の把握のために、Excelで小遣い帳を作りましょう。
記憶が新しいうちに、翌日にはExcelに入力し、現金の残高を、計算式で自動で出すようにします。
この残高と、実際の紙幣・硬貨の数とを突き合わせるのです。
ここで実際の紙幣・硬貨のほうが少ないことが判明したら、レシートのない支払、使途不明金があったことが分かります。
原因が不明の場合は、使途不明金などとしておきます。
すると、「レシートを探そう」という気になります。
レシートが見つかったときに、経費か生活費か分けるようにしましょう。
こうすると、生活費も経費も正確さがアップするので、一石二鳥です。
交通系IC (SUICAなど) 払いも役員借入金で
現金は、現物の現金と一致させる手間が増えるので、なるべく交通系ICで払ったほうがいいです。
残高の管理を自動でしてくれるので、経費のもれが生じる可能性は低くなります。
プライベートの交通系ICカードで払った経費も、もれなく入力しましょう。
モバイルSUICAにせよ、ビューSUICAにせよ、交通費がデータで取れるのが便利です。
これがタッチ決済だと、乗降駅の情報がないので、いまいち経理には使えません。
旅費交通費は、交通系ICのデータをもとに会計ソフトにインポートするようにしましょう。
他方、交通費以外の経費については、データ上は「物販」としか出ません。
そこで、何を買ったかについては、レシートをもとに入力することになります。
それでお日付や金額は、間違いないものがデータで取れるので、現金払いより便利です。
私は、自分のExcel経理では、SUICAのデータで1シート、小遣い帳（現金出納帳）のデータで1シートとし、マクロで一つのシートにまとめ、「経費」でフィルターして、一括して会計ソフトにインポートしています。
もちろん会社専用の交通系ICカードを作ってもいいでしょう。
その場合、デポジット500円は、貸方「預け金」（資産）にします。解約すると戻ってくるからです。
ただ、プライベート用SUICAと間違えて出してしまいそうなので、あえて私は作っていません。
編集後記
東京地方税理士会第69回定期総会に出席。
ついでに横浜周辺で買い物や払込などの用事を済ませた。
バッファローのドッキングステーションのHDMIの動作が怪しくなってきたので、ヨドバシで買換え。
いつものように、値札より、レジの金額が3000円くらい安いのだが、ヨドバシ、値札でお客さん逃していないか？
1日1新：ドッキングステーション ELECOM DST-C22SV、スターバックス横浜ジョイナス店
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細