私が、自分の経理に使っているグッズを紹介します。
といっても、わずかなものです。
請求書も領収書もPDF添付メールでお送りしており、ほぼデータだからです。
（メールでの対応が難しい方には紙でもお渡ししています）
それでもいくつか、物理的なものも必要になりますので、いくつか。
ポリプロピレン仕切りファイル（A4用・13ポケット）
私が使っているのは、無印良品のポリプロピレン仕切りファイル。
いわゆる13ポケットフォルダーです。
550円で、安さと品質のバランス、入手性のバランスがいいので選んでいます。
（ネット通販では在庫がありませんが、ほとんどの店舗にはおいてあります）
付属の見出しに1から12までの番号を振って、見出し入れに差し込みます。
いちばん手前のフォルダーには、事業所得以外の収入や、控除証明書を入れておきます。
医療費の領収書も。ありがたいことに、ここ数年10万円を超えることはありませんが。
それ以外の各月のフォルダーには、入力の終わった紙のレシート、領収書、請求書を放り込んでおきます。
ノートに貼り付けたりはしていません。
スキャナ保存したレシートの原本も、すぐに入れています。
ここに入れてしまうことで、ダブってスキャンしてしまうことを防いでいるのです。
法律上は捨ててもいいのですが、大した量でもないので、私は取っておきます。
スキャンしたデータも、紙のレシートも、日々の経理が終わったら、見返すことはありません。
私と同じ個人事業の方であれば、確定申告期限から7年間保存したら、廃棄します。
2026年3月16日になったら、2018年分以前の確定申告の資料は捨ててよいです。
もし、まだお持ちであれば、廃棄を検討してみましょう。
フラットヘッドスキャナ CanoScan LiDE 400
5,000円くらいのエントリーモデルのスキャナを、レシートのスキャナ保存に使っています。
以前も記事にしましたが。
レビュー CanoScan LiDE 400 フラットヘッドスキャナで e-Tax 用イメージデータを作る
動作は速くも遅くもなく、作りもややチープですが、スキャナ保存をしたいレシート類は、月平均6枚くらいしかないので、これで十分です。
スキャナ保存データは、freee会計（クラウド会計ソフト）のファイルボックスに入れて、データをもとに登録すれば、電子帳簿保存法の要件を満たした保存になります。
そのため、スキャンしたデータは、ファイル名初期値のままでローカルにも保存してあります。
ローカルのデータ自体に、意味はないので。
電子取引データについては、日付_金額_取引先.pdfなどにしていますが、スキャナ保存データのファイル名は変更していません。
ICカードリーダー SONY RC-S380
いまは新型も出ていますが、SUICAの交通費データを集めるのに使っています。
モバイルSUICAだと、クラウド会計へのデータ連携ができなくなったなど、トラブルを散見します。
私は昔ながらにビューSUICAカードを読み取って、SFCard Viewer 2 (2.6.6) でCSVファイル化し、家計簿兼経費Excelに転記しています。
データが20件しか保存されないので、週1で読み取ったほうがいいです。
一連の流れは Microsoft Power Automate で自動化しています。
また、Excelに転記したあとは、関数を使って、インボイス不要の要件を満たすような記載に自動的に変換して、そのままfreee会計にエクセルインポートをしています。
freeeで自動化、というのもありますが、元データの入力内容・取引先に応じるExcelの関数・マスタを鍛え上げれば、Excelでもfreeeと同等の自動化が可能になります。
経理にはアナログな部分はどうしても残るもの。
アナログで残るものを、まずは減らす。
それでも残ったら、RPAやExcel、会計ソフトで高速で処理できるように、環境を整えてみましょう。
近況報告
法人の法定調書の作成を進めています。
新しい税務ソフトを使いましたが、過去データはe-Taxのメッセージボックス内の帳票に入っていたので、スムーズに移行できました。
1日1新：魔法陣で法定調書作成
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細