お客様とのデータのやりとりは、主にデータで行っています。
ペーパーレスの基本として、ファイル共有サービスをおすすめしています。
メール添付もありますが、多くは共有サービスです。
いま使っている共有サービスをまとめました。
Google ドライブ
フォルダではなく、特定の Excel 的なものをぱっと共有したいときは、 Google ドライブを使っています。
Google アカウントは、持っておられる方が多いので、スムーズです。
お互いにデータを編集可能になるので、非常に便利です。
質問項目をExcelでリストにし、お互いに質疑応答をすることもできます。
同時にログインしていると、相手のカーソルが動いているのが見えて単純に面白いです。
手順としては、まず、通常どおり Google スプレッドシートを作成します。
その後、Google ドライブを開くと、先ほど作成したスプレッドシートが保存されていますので、共有アイコン（人型＋）をクリック。
ウインドウが開くので、その入力フォームに、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
うまく入力できないときは、メールアドレスをコピーしてきて、 Ctrl + V で貼り付けるとうまくいきます。
その後、「アクセスできるユーザー」として下に表示されたメールアドレスについて、「編集者」の権限を与えるだけです。
閲覧だけさせたい場合は、「閲覧者」にします。
Dropbox
ファイル単体でなく、フォルダを共有する場合は、 Dropbox を使っています。
この場合も、共有したいユーザー同士、 Dropbox のアカウントを持っている必要があります。
持っていらっしゃらない方がいたら、登録していただくこともあります。
まず、 Dropbox をインストールした PC で Dropbox フォルダ内にフォルダを作ります。
これは、 Windows エクスプローラ上でかまいません。（ Mac でもできます）
その後、ブラウザから Dropbox.com にログインして、共有したフォルダの共有ボタンをクリック。
その後、 Google ドライブと同じような方法で、メールアドレスを入力して、共有を開始します。
OneDrive
OneDrive は、意図せず動作することがあり、不穏なのであまり使っていません。
Word / Excel のデフォルトのファイル保存先が OneDrive になっており、気づかず保存してしまっている方が大半でしょう。
その後、 Windows Update のあとに、 OneDrive へのログインを求められたりして、混乱している方をよく見かけます。
なので、あまり使っていないのですが、これも Dropbox と同様の操作で共有開始できます。
エクスプローラ上で OneDrive 内にフォルダを作成します。
ただ、 OneDrive の場合は、ブラウザで OneDrive にログインしなくても、 Microsoft アカウントでログインしている PC からなら、エクスプローラ上で共有設定ができて気軽です。
共有にあたっては、リンクを知っている人なら誰でも使用できる場合と、招待した人だけが使用できる場合とで、歯車アイコンから権限設定ができます。
基本は、「既存のアクセス権を持つユーザー専用」にしたほうが安全でしょう。
単に、特定の Excel ファイルのリンクを取得して、リンクをメールで送ることでも共有はできます。
どれかひとつと言われたら、 Dropbox です。
Dropbox なら、前のバージョンに戻すこともできます。
セキュリティに関しては、 Windows パスキーを設定するか、スマホの Google Authenticator アプリを使うかしており、また、定期的にバックアップも取っています。
紙の書類のやりとりは、限定的になり、楽になりました。
じつは郵送が苦手なので。
近況報告
バルミューダのトースターの真骨頂は、モード別の焼き加減調整なのだなと。
新しくて、いろいろ焼いて楽しんでいました。
子どもたちは書道の練習をしたり、クリスマス飾りつけをしたりという連休。
1日1新：『ハムレット シェイクスピア全集I』松岡和子・訳 ちくま文庫
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細