勤務時代からタスク管理はしていました。
というか、勤務時代は、自分で時間の使い方の裁量の余地があまりなかったので、実績のみを記録していました。
自宅兼事務所で仕事をしている今は、見込み時間と実績時間を管理しています。
勤務時代のタスク管理
勤務時代は、担当先別・月別の所要時間を、ピボットテーブルで分析できるようにしていました。
前年と比較して、所要時間が減少していると嬉しかったものです。
また、各月の労働時間を年次で比較できたり、年間労働時間の移動平均を出したりしていました。
年間合計労働時間は、ピーク年と勤務最終年との比較で18.4％削減しました。
毎月発生する処理をExcelマクロや仕訳インポート、RPAのフローを用いたり、仕事にメリハリをつけたからです。
納期の特例の源泉所得税の納付、法定調書、償却資産の申告がある1月は、前年同月－47時間、確定申告期の3月は－40時間を達成したことも。
担当先の増減もあるので、どこまで自分の工夫か何とも言えないこともありますが、とにかく時短には努めていました。
その結果が見えるだけで楽しかったのです。
いまは、独立したことで、さらなる仕事時間の圧縮を図れています。
勤務時代は通勤時間はカウントしていなかったのですが、これがなくなったことは大きいです。
勤務では、あれ以上の時短は難しそうでしたので。
独立してからのタスク管理
最初はいろいろ模索していました。
今振り返ると、当時はきっちり管理しようとしすぎていた気がしています。
勤務時代と同様に、昼休みを除いては、タスクとタスクの隙間時間が生じないようにカウントしていたのです。
すると、家事もタスクに含めなければならなくなり、管理すべきものが増えすぎてしまいました。
結局、うまくいかなくなり、タスク管理セミナーを受講して、そのときに提供されたタスク管理Excelを使い始めました。
そこで、ある程度ゆるめの管理をするようにし、タスク間に隙間時間が生じてもいいことにしました。
家事については、タスクから除外しました。
代わりに、9時まで、12時から13時まで、16時から17時まで、20時以降にはタスクを入れないようにし、その空き時間に家事をするようにしました。
あるいは、タスクとタスクの隙間に家事をします。
タスク管理をしない日も、たまにあります。
土日はブログ更新くらいなので、厳密には管理しません。
自分の頭がはたらくタイミングに合わせる
タスク管理にあたっては、自分自身のモニタリングが必要だと感じています。
いつなら、頭がはたらくのか。
やはり、9時から12時までの午前中は、調子がよいです。
お客様とメールのやりとりをしたり、YouTube動画を撮影したりします。
どうしても昼前にお腹が空いてきて集中力が切れてきますので、昼食までにいったん仕事を切り上げます。
昼食後は、やはり少し眠くなるので、お客様の月次の入力のようなルーティンワーク的な仕事を中心に行います。
私の場合、1社の仕事を集中して行うのが好きなので、基本1社にしぼります。
ただ、その1社の中で、いろいろな仕事を細かく分けてタスク管理をします。
今日なら、問い合わせ事項のチェック、税務ソフトへの入力、源泉徴収票・源泉徴収簿のPDF化、元帳のPDF化、月次の参考にするための3期分の仕訳帳データの作成、請求業務（報酬自動支払制度）、それから月次の入力としました。
夕方に、家族とのおやつの時間があるので、そこまでに仕上げます。
おやつを食べたら、また頭が復調してきますので、ブログを書いたりWeb研修・セミナーを受講したりして、簡単な1行日記をつけ、明日のスケジューリングまで行えればベスト。
夕食までにこれらの仕事を終えて、ゲームができたら最高です。
正直、夕食後はほとんど頭が働かないので、仕事はしないに限ります。
ブログなど、テーマを決めておけば、夜にさっと書くことも多く、ゲームができない日もしばしば。
その後、日付が変わるまでに寝られたら、翌日も調子がいいことが多いです。
午前0時に更新があるマンガ（ふつうの軽音部）も、最近は、翌朝読むようにしました。
昼食、おやつ、夕食という3つの区切りに合わせて、締切効果も活用しているところです。
私と同じようなフリーランスの方の参考にしていただければ。
近況報告
請求業務と合わせてお客様にご連絡、その後は確定申告業務の準備をしていました。
Gmailへの転送を始めましたが、まれに届かないものがあるような。それは、元のプロバイダーのWebメールをたまにチェックしています。
妻の実家と食事会を。
1日1新：αアカデミー 【録画講座】使い方基本講座 VLOGCAM ZV-E10の操作
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細