団体職員だったり、会社員だったりしたときは、生きているだけで机の引き出しに資料が貯まっていったものです。
年に1回くらい、大掃除をして、大量に資料を捨てたのですが、どれだけ捨てても、その後の仕事に支障が出たことはありませんでした。
税理士として独立開業したいまでも、不要と判断した資料は捨てています。それで困ったことはありません。
捨てられるアイテム、捨てられないアイテムを分けて、前者は思いきって捨てましょう。
それを捨てるなんてとんでもないものは
かといって、捨ててはいけないものもあります。
決算書や確定申告書の裏付けとなる資料と、今日以降使う資料です。
会計ソフトの入力のときに使った資料は、捨ててはいけません。
紙もデータも同じです。税務調査があったら、元の資料を確認されますので。
個人事業者は確定申告期限の7年後まで（2024年分は2032年3月15日まで）、法人は決算日の2カ月後の10年後までです。
短くていい例外もありますが、それを覚えるより、長い方に一本化して考えたほうが楽です。
今日、明日、未来に使う予定があるものは、当然取っておきます。
仕事の資料は、会計データのもととなったもの以外は、将来使うものだけ保存しましょう。
捨てるべきものは
雑誌・会報・パンフレット・書籍の類です。
今日日、こういったものは、どうしても必要になればネットで見られます。
昔、業界団体に勤めていて、会報紙を送るほうの気持ちからいうと、データだと誰も見てもらえず、存在感を感じてもらえないので、紙を送っていたということだったと思います。
しかし最近は、データしかないのものも増えてきました。リモート環境で紙は逆に伝わらないですし、送料も高くなっているからです。
仕事関係のもので、いずれデータになりそうなもの、時事ネタのものは、どんどん廃棄して、事務所スペースを広げましょう。
資料の入手を減らし、時間を生み出そう
資料を持ち帰らなけば、捨てる必要もないので、紙のものを買ったりもらったりするのは、減らしたいものです。
データに関しても同じです。なんとなく必要そうだから、ついダウンロードしてしまう、印刷してしまう、は、やめましょう。
紙でもデータでも、余計なものがあると、必要なものが見つからなくなります。
いま、必要なものだけを入手する気持ちでちょうどいいです。
集めてしまった資料を捨てる時間、それによる疲労は、かなりのものです。
廃棄の負担は確実。その資料が役立つのかは不確実。これは、手を引っ込めたほうがいいものかもしれません。
資料を手に取るときに、将来廃棄する時間と手間を想像して、入りを抑えていきましょう。
編集後記
先日の横浜みなと異業種交流会でお会いした方とメールのやりとりなど。
別件で、タイミングを見て Instagram での連絡をしてみようかなと。