会計ソフトのExcelインポート準備にOEdit＆関数

by

私は会計ソフトの経費について、仕訳の手入力はしていません。

Excelインポートと、API連携がメインです。それが速いからです。

インポート用のExcelファイルを作るのに、よく使う関数やテクニックを紹介します。

自分のExcelインポート用データ

CSVデータがあればいいが、なければPDFをWordで開く

経理の時間を短縮するには、仕訳の手入力の量を減らす必要があります。

そのためのデータは、最低でもCSVファイルがあればいいのですが、ないこともあります。

Webサイトからダウンロードできる経費のデータが、PDFファイルしかないケースにどう対処するか。

具体的にいうと、JRE IDと連携したモバイルSUICAの利用履歴（モバイルSuica残高ご利用明細）です。

単純にPDFファイルのテキストをコピー＆ペーストしても、だいたいうまくいきません。

AIでPDFそのものや、そのスクリーンショットをExcelデータにするという方法もあるのですが、それでもうまくいかない場合。

ここは、そのPDFファイルをWordで開きましょう。

すると、ある程度法則性のあるテキストデータが得られることがあります。これをテキストエディタに貼り付けます。

行が正しく分かれていないことがあるので、1行に2行分のデータが入っていないかチェックし、おかしなところがあれば直しておきましょう。

税理士事務所メニュー
小冊子『横浜ではたらくフリーランスの守りの種』無料送付
単発相談
確定申告
税務顧問
NPO法人等支援
記事執筆等のご依頼

OEditでテキストファイルをタブ区切りにする

私の使っているテキストエディタは、 OEdit です。20年くらい愛用しています。

最新バージョンは64bit版の9.0.0.1（Windows 11対応）なので、古いバージョンをお使いの方は最新版にしておきましょう。

このエディタの優れた点は、改行記号（CRLF/LF/CRの3種対応）やタブ記号にも置き換え機能が働くことです。

エディタで行うのは、いわゆるTSV（Tab Separated Value）ファイル化です。

半角スペースをタブに置き換えたり、全角スペースを半角アンダーバーに置き換えたりして、テキストファイルを1つの列データごとにタブ区切りしていきましょう。

半角スペースをタブに置き換えるには、正規表現にチェックを入れて、 置換後の文字列を \t とします。検索文字列をタブにすることも可能です。
改行記号を操作したい場合は \n などとします。

OEditの置換機能

その後、.txtで保存し、Excel起動→開く→参照→「すべてのファイル」を表示→テキストファイルを選択→タブ区切りで取り込む　ことで、テキストファイルをExcelで扱えるようになります。

Excelでインポート用の形式に整える

PDFをTSVデータにしたあとは、Excel関数の出番です。

A列に「月」、B列に「日」が入っていたときは、DATE関数で日付データに変換できます。

=DATE(2025,A2,B2)

また、タブ区切りデータに変換しても、元のPDFファイルの空白が多いため、データの列が揃わないことがあります。

それも、1セルずつカット＆ペーストで移動させるのではなく、関数を使いましょう。

「金額（支出なのでマイナス金額）」のデータがE列、F列、G列に入っていて、同じ列にしたいときは、任意の列に以下の関数をいれて、列を揃えます。

=IF(G2<0,G2,IF(F2<0,F2,IF(E2<0,E2)))

この際、金額が0円の行も出てくると思いますが、freee会計の場合は、0円の行は自動的にインポートから除外されますので、気にしなくてよいです。

ここで金額列を作ったら、その金額にマイナスをかけて整数にして、インポート用のデータにしましょう。

摘要欄も、セルをつなげて自動作成してみましょう。

=IF(C2="ﾊﾞｽ等",D2,IF(C2="購","グリーン券",D2&"→"&F2))&" 公共交通機関"

これで、例えば「戸塚→東戸塚 公共交通機関」という摘要が作成できます。

バスならバス会社、「購」はグリーン券代なのでそのように表記します。

これは、交通費なので、インボイス不要にするための文言も入れています。

テキストファイル、Excelデータの法則性を見極めて、インポート用のデータを作成してみましょう。

最初は大変ですが、1回作ればその後ずっと楽になります。

会計ソフトの入力時間の短縮にご興味がある方、単発相談で承っています。

小冊子『横浜ではたらくフリーランスの守りの種』無料送付
YouTubeチャンネル：守備力を上げる税理士 視聴覚委員会 放送班
仕事のご依頼メニューの一覧

編集後記

決算単発の依頼メールを受信し、Zoomのリンクを送るなど。
ほぼ月末なので、自分の5月の月次決算を完了。明日もあるけれど、明日はお金は動かないので。
また、必ず読んでいる著者（税理士）の新刊予約が開始されたので、Amazonで予約。
餓狼伝説CotW（永遠のランクC）をちょっとやって、自分のYouTubeも更新。→ freee会計 前受/前払入力アプリ（前払費用）_YouTube
ジャズ・ドラマーのアル・フォスターが亡くなったので、日本盤のMr.Foster（マイルス・デイビス The Complete On The Corner Sessions の Minnie）をYouTubeで聴く。ずっと聴きたかった曲を見つけて感動……。

1日1新：Spotify登録。モノンクルの新曲 HOT POT リリースに合わせ。