私は、小中学生のころから小説もどきを書いていて、高校時代は文芸部でいろんな文章や詩を発表していたような人間なので、テキスト（文字情報）が好きです。
手紙やメールのやりとりも。このブログもそうです。
仕事でテキストを使うときにどうしているか、書いてみました。
テキストのやりとりのメリット
メールで解決しようとするのは、時間がかからないから、ではありません。
それほど簡単にはいきません。
お客様からのご質問に対して、きちんと回答しようとすると、それ相応の時間はかかります。
私としては、時間を節約しているのではなくて、メンタルの消耗を抑えているのです。
電話や対面でのやりとりも好きですが、その後の消耗度合いが違います。
個人的に、その後の回復に、時間がかかるのです。
そのため、電話・対面は1日1件くらいにしています。
他方、メールなら得意なので、1日に何人のお相手に対しても送れます。
受信してから2営業日以内の返信も苦労はありません。
お客様の側でも、税理士からの返信が証拠として残りますし、画像や関連リンクも得るメリットがあると考えています。
話せば早いケースや、そもそもお客様がスマホをお持ちでないケースでは、電話することもあります。
数は多くありませんが。
メールのスタンス
スタンスとしては、完全なものを送ろう、伝えようとはしていません。
それだと、時間がかかりすぎてしまいます。
60％くらいのパワーで送ります。
とはいえ、お客様との関係から、いろいろなケースを想定して回答を作成し、1回で済ますつもりではメッセージを送っています。
相手があることなので、追加の質問があるのはやむを得ないかなと。
1回で済ますようお願いや説得して、受け入れてもらうのもおかしいので。
顧問のお客様とのやりとりだけでなく、単発メニューにあるメール相談も同様です。
NPO法人・一般法人支援向けメール相談
単発相談（メール相談）
個別に、イレギュラーなことに対応するのが、私の仕事だと思っています。
一律に送付するようなものは、力を入れない
とはいえ、テキストコミュニケーションのすべてに力を入れているわけではありません。
個別でない、一律対応のものは力を抜いています。
たとえば、ある種、PTAや町内会で発生するような、仕事外のテキスト作成のことです。
Wordの差込印刷を使うような、お知らせ文書・マニュアルの作成といったものです。
これらには、ChatGPTに文章を作ってもらって、出てきたものを直すようにしています。
何を書けばいいか、出てきたものが正しいか、自分ですぐにわかるようなものは、AIに任せています。
ここで、自分のオリジナリティを発揮してもしかたないからです。
その他、お客様ではない、目的のよくわからない、または目的が推測できる外部からのメッセージを受信したときは、基本スルーしています。
お客様に対して時間をかけるため、一定の割り切りをしています。
なにしろ、ひとりでやっている税理士事務所ですので。
近況報告
今日は外で打ち合わせ。
その後は音楽カフェでジャズを聴くなど、夜は毎月の相続税の研修会。
1日1新：shelter people の自家製ジンジャーエール
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランスやNPO法人のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細