ピボットテーブル「総計の削除」で固定長の表を作る

小遣い帳などをExcelで作成していれば、もととなるテーブルに日付データがあるはず。これを生かすと、ピボットテーブルで月次推移表が作れます。

推移表を作成すると、右端列に「総計」という欄が自動生成されます。

推移表の合計を出してくれるので、便利と言えば便利なのですが、月が進むごとに、この「総計」列が右にずれていくという問題があります。

総計の数値を生かして分析しようと思うと、「総計」列が動いてしまうのは面倒なのです。

ピボットテーブルに任せるところと、自分でやるところを分ける

この問題を解決するのが、「総計の削除」です。

ピボットテーブル「総計」を右クリックして、コンテキストメニューから「総計の削除」を選びます。

すると、合計欄のない月次推移表が得られます。

まだ、今月は3カ月しか経っていないのであれば、12月分までの列を確保して、その右列に、自分で「合計」列をつくり、SUM関数で集計しましょう。

こうすることで、「総計」列を固定することができ、月が進むことによるセル参照先の変動を防ぐことができます。

個人事業者の小遣い帳は、経費と一体で管理する

私の小遣い帳は、現金・SUICA・各種預金口座・クレジットカード明細ごとにシート(補助簿)を作り、日々Excel集計する方法で行っています。

ここでは現金主義+クレジットカード発生主義です。

そこには経費も入ってきます。経費と、プライベート支出の科目ごとの推移表をながめて、必要な売上を計算しています。

月の平均的な支出を上回るような売上・入金を目指して営業していくことになります。

月次決算は個人も事業も1日に完了させる

4月1日になりましたので、個人の支出も、freee会計の月次も、3月分まで完了している状態です。

入っていないのは、月遅れでクレジットで落ちるオプテージ利用料金(mineo)・インターネットサービスプロバイダ料金くらいですね。

Excelの補助簿を、自動で統一形式に整え、一つのシートにコピペして、ピボットテーブルをつくれば、完成です。

小遣い帳では、経費は「経費」という科目でまとめてしまい、あとでフィルタリングして、freee会計に取り込むためのExcelデータに加工しています。

これを1カ月まとめてfreee会計にインポートすれば、月次決算も完了。

日々、会計ソフトに入力していると、「どこまでやったっけな?」となってしまうので、1カ月分まとめて入力するようにしています。

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