複式簿記の教科書では、取引先名は摘要欄に書けばよいことになっています。
ただ、会計ソフトによっては、取引先マスタから選択させる場合もあります。
中には、インボイス対応として、取引先ごとにTから始まる登録番号を入力でき、本当にインボイス登録されているかのチェックまでするソフトもあります。
仕入先のインボイス登録番号を入力する必要があるか
消費税を2割特例で申告するつもりだとか、簡易課税で申告することになっていれば、入れる必要はありません。
一般課税で申告する場合であっても、本来であれば、レシートを見て登録番号があれば「適格」にチェックを入れて、税区分を通常の課税仕入れ10％（軽減8％）と入力すればよいのです。
登録番号の入力は、帳簿の要件にはありませんので。
取引先＋登録番号の入力は、フランチャイズ店があるため、現実的ではありません。
自分が登録番号があるのを確認した！ で「適格」にチェックを入れればいいのです。
金額が大きいもののチェックを間違えないようにしましょう。
経費について取引先を登録する必要があるか
経費についても、摘要に記述するのではなく、取引先マスタを別途登録することもできるソフトもあります。
ただ、それもやるかどうか。私はやりません。
経費を取引先別に分析する必要は、通常ないからです。
経費ではなく、普通預金、売掛金、未収入金、前払費用、買掛金、未払費用、借入金といった、資産・負債の科目については、入力すべきです。
債権債務の管理をする必要があるからです。
大きな会社だと、債権管理課という部署が存在するくらいの重要な業務です。
貸借対照表科目の内訳（勘定科目内訳明細書）を作成するにあたっても、ぜったいに必要な情報ですので、ここは取引先マスタから登録するようにしましょう。
すでに経費に取引先を登録してしまっていたら freeeの場合
経費について、律儀に取引先タグをつけてしまったfreee会計ユーザーの場合。
今後は、やめる、ということで大丈夫です。
しかし、貸借対照表科目の取引先タグの入力時に、過去の経費に支払先がずらずら出てきて入力しづらいと思います。
メニュー → マスタ・口座 → 取引先 をクリックし、右上の「・・・」から「CSVエクスポート」を選択します。
CSVが出力されたら、Q列の「使用停止・使用再開」で、資産負債科目で使用している取引先以外について、「使用しない」と入力して保存します。
そこで、先ほどの「・・・」から「CSVインポート」を選択肢、この更新したCSVをアップロードします。
プレビュー画面が表示されますが、ここではまだ更新されていないので、画面したの青いボタンをクリック。
こうすることで、取引先タグの選択肢に、過去に登録してしまった経費の支払先の取引先名が出てこなくなりますので、入力が楽になります。
会計ソフトの入力の力加減は、ほどほどにするのがおすすめです。
加減については、税務顧問でも単発相談でもお伝えしています。
編集後記
1980年生まれ。木村将秀税理士事務所・代表。主にフリーランス・独立間もない個人事業主・法人設立を検討中の方のサポートをしている。自分で経理・申告したい／顧問税理士をつけたい／記帳代行を依頼したい に対応。特技はウォーキング（最長は戸塚～小田原間 45km 14時間）、趣味はジャズ喫茶巡り・村上春樹の本・SNK対戦型格闘ゲーム。プロフィール詳細