電子取引の保存は、やるかやらないかではなく、やるしかないものです。
まず、電子取引の数を数えましょう。経理をするために、わざわざ印刷していた資料が、電子取引です。
次に、保存方法を決める必要があります。
- 電子取引の数が多く、追加の費用負担ができるなら、専用システムを導入
- 電子取引の数は多いが、追加の費用負担をしたくないなら、索引簿を導入
- 電子取引の数が少なければ、規則的ファイル名方式を導入
「仕事が増えて嫌だ」と思うかもしれませんが、いままで印刷していたのをやめれば、プラマイゼロになります。
結局、印刷していたのって、上司に見せて承認を得るためだけだったりしませんか？ その承認のプロセスを、メールやチャットツールに変えるチャンスともいえます。
2.または3.の方法に決めたら、事務処理規定を整備するのも忘れないようにしましょう。また、保存先も決めます。クラウドなど、7年間保存に耐えうるものを選びましょう。