電子取引の保存 何から始めればいいか

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電子取引の保存は、やるかやらないかではなく、やるしかないものです。

まず、電子取引の数を数えましょう。経理をするために、わざわざ印刷していた資料が、電子取引です。

次に、保存方法を決める必要があります。

  1. 電子取引の数が多く、追加の費用負担ができるなら、専用システムを導入
  2. 電子取引の数は多いが、追加の費用負担をしたくないなら、索引簿を導入
  3. 電子取引の数が少なければ、規則的ファイル名方式を導入

「仕事が増えて嫌だ」と思うかもしれませんが、いままで印刷していたのをやめれば、プラマイゼロになります。

結局、印刷していたのって、上司に見せて承認を得るためだけだったりしませんか？　その承認のプロセスを、メールやチャットツールに変えるチャンスともいえます。

2.または3.の方法に決めたら、事務処理規定を整備するのも忘れないようにしましょう。また、保存先も決めます。クラウドなど、7年間保存に耐えうるものを選びましょう。