以前、税理士の仕事をしていて喜ばれたことの一つに、経理にかかる日数の短縮をサポートしたことがあります。
3日かかっていたことが、1日で終わるようになった、とのことでした。
そのお客様は、毎日売上が発生するので、販売管理システムをお使いでした。
そこからCSVでデータを出力できるのですが、そこから会計ソフトに手入力されていたのです。
会計ソフトには、それぞれインポート用のフォーマットがあるので、それを提供して、「この列に日付、この列に金額を表示するようにして…」とご案内したところ、ご自分でインポートまでできるようになりました。
手入力による入力もれ、入力ミスがなくなり、大変感謝された思い出です。
何らかの販売管理システムをお使いで、CSVデータが吐き出せる場合には、仕訳入力に転用できないか考えてみましょう。
freee の場合のインポートの対象は
私はいま自分の経理を freee で行っていますが（別になんでもよいのですが）、仕訳を手入力したことはほぼありません。
インターネットバンキング・Amazonビジネスで本などのモノを買った記録は、API連携を使って半自動入力しています。
半自動、というのはある程度、自分で調整が必要だからです。
Amazonビジネスに関しては、買ったもの1行ごとに 入力する／しない ができますので、仕事の本とそれ以外のモノをいっぺんに買っても、経費と私費とに分けられます。
（ただし、Amazonでデータで買ったものは連携しないので注意）
それでもAPI連携できないものがあります。それが現金とか、私用のクレジットカードとか、ネットバンクが開通していない預金口座とか、それから先ほどのような、自動連携できない日々の売上CSVデータといったものです。
これらがインポートの対象です。
現金出納帳からインポート用Excelを自動生成
現金の場合は、現金出納帳をExcelでまずつくります。
そしてその右側に、入力結果をインポート用のフォーマットに変換するセルを作ります。
日付・金額・取引先・摘要はそのまま。科目は内容に応じて入れますが、オートコンプリート機能やコピペを使ってまとめて入力しています。
別のシートに勘定科目マスタを作り、勘定科目ごとに消費税の税区分をあらかじめ設定しておきます。
勘定科目マスタを参照して、科目に応じた税区分が自動入力されるようにします。この辺の感覚は、Microsoft Accessとかをいじったことがあると、「あれだな」という感じでできますね。
=IFERROR(VLOOKUP(M87,勘定科目!A:F,6,FALSE),"")
インポートは1カ月分まとめてやっています
月末か、翌月初になったら、そのExcelファイルの「Sheet1」に、自動生成したインポート用フォーマットを値貼付けして、上書き保存します。
そうしたら、「振替伝票データ」として、ファイルのアップロードを行います。インポート元のExcelファイルは開いたままで大丈夫です。
税抜経理の場合、税額列を設定しなければ、freeeで税額自動計算してくれるので楽です。複数税率ありますので。
税額の扱いは、「全ての金額が内税(税込) ※税額自動計算あり」を選択。
freeeを税込経理に設定している場合でも、同じでよいです。
スモールビジネスなら税込経理がおすすめです。余計なミスを減らせますので。
新規の取引先や補助科目があれば、適宜設定して、「登録する」をクリックすれば、ちょっと時間はかかりますが、仕訳が入力されます。
Excelの現金出納帳で管理している現金残高と、会計ソフトの残高とが一致していることを確認しておきましょう。
クレジットカード決済や、SUICA、ネットバンクではない通帳のデータも、Excelで日々入力していれば、会計ソフトは1カ月分まとめてインポートし、元のExcel・元の資料の残高と突き合わせて、合っているかを確かめるのは同じです。
毎月の前払→経費の振替仕訳もインポートで行けます。
また、どこまでインポートしたかわかるようにしておき、二重インポートにならないように注意しましょう。
ちょっと工夫は必要ですが、私もインポートの仕組みづくりは好きなので、単発で仕事をご依頼いただければ、サポートいたします。
昨日やめたこと
お酒を部分的にやめてみた。頻度を下げようかと。好きなお酒（金陵濃醇純米）を売っている店に3カ月に一度行くので、そのときだけ買うようにするかな……。