チェックリストを使っています。
とくに、かんたんそうなのに、ミスが多い作業で使うと効果的です。かんたんだけど頻度が多い操作こそ、ミスが多いともいえます。
まずは、メールの送信前チェックリストを作ってみましょう。二度と同じミスをしないために。
まず、メールの間違いノートをつくる
BCC にすべきところ、 CC で送ってしまって新聞ざたになっているのを、いまだに見ます。
メールは、かんたんに送れるので、それゆえにミスを誘発するところがあります。
いま、私は Gmail をメインに使っています。複数のメールアドレスを集約できるので、便利です。しかし、便利さはミスとセットです。
この便利さのために、送信元メールを Gmail のままにしてしまう、ということが起こりがちです。
本当は、別のアドレスで送りたかったんだけど……ということがありました。
これは、間違いノートにつけておき、チェックリストに入れました。
チェックリストをつくるポイント
チェックリストのタイトルは、「いつそのチェックリストを使うか？」というタイミングを示すものにしておきます。
私は。「メール送信前」というタイトルにしています。
また、チェックリストは、多くなりすぎないようにしています。ものの本によると、 9 項目までにすべきとあります。
項目数が少ないと、チェックリストの実行にかかる時間が短いので、負担なくやれるメリットもあります。面倒になると、リストを使わなくなってしまいますので。
ほんとうに繰り返しがちなミスにしぼることが大切です。
あとは、実際にチェックする画面の上から下へという視線の流れに合わせて、チェックリストをつくるとよいでしょう。
「メール送信前」チェックリストの例
- □送信元メールアドレスを Gmail から変更したか？
- □件名は適切か？
- □本文に誤字はあるか？ 日付、曜日
- □添付ファイルはあるか？
- □適切な時間帯か？
いま使用しているのは、ざっとこんなものです。
さあメールの送信ボタンを押すぞ、というときに、 Google Keep を開いてチェックしていきます。
最後までチェックしたら、「送信」ボタンをクリック。まあ、 Gmail なら、送信ボタンを押して「しまった！」と思ったら、取り消せますが。
チェックリストを使っているので、この「いざというとき」の機能は使わずに済んでいます。いまのところ。
今日の事務
- 顧問契約書を見直しました。